Opdateret 17-05-2018

Vejle Oasekirkes dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Vejle Oasekirke er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

Kontaktperson: Karl Martin Pedersen
Adresse: Fælledvej 58, 8723 Løsning
CVR: 32704549
Telefonnr.: 25884919
Mail: dataansvarlig@vejleoasekirke.dk
Website: vejleoasekirke.dk

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

1) Medlemsoplysninger:

- Almindelige personoplysninger:

o Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse, evt. børn, økonomisk tilsagn

- Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

o CPR-nummer

2) Oplysninger om ansatte og frivillige medarbejdere

- Almindelige personoplysninger:

o Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse

o Oplysninger om opgaver og ansvarsområder

o For lønnede ansatte desuden lønrelaterede oplysninger

- Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

o CPR-nummer

o Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest

3) Regnskab og gave givere

- Almindelige personoplysninger:

o Kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse

o Gavebidrag

o Skatteforhold ved indtægtsbaseret gavebrev

- Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

o CPR-nummer

4) Modtager af nyhedsemail:

- Almindelige personoplysninger:

o Email-adresse

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:

· Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

· Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)

· At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig

· Behandling efter lovkrav

· Behandling med samtykke

Formålene:

1) Formål med behandling af medlemsoplysninger:

· Foreningens medlemshåndtering

· Som led i foreningens aktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning

· Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven

· Administration af din relation til os

2) Formål med behandling af oplysninger på frivillige ledere og ansatte:

· Håndtering af frivilliges og ansattes hverv og pligter i foreningen

· Opfyldelse af lovkrav

· Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende

· Administration af din relation til os

3) Formål med behandling af oplysninger om gave givere:

· Oplysninger af hensyn til lovgivning om regnskab

· Indberetning af gaver til Skat, hvis skattefradrag ønskes

4) Formål med behandling af oplysninger om nyhedsmodtager:

· At kunne sende emails

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

· Udøvelse af aktivitet, hvem der har forskellige opgaver under gudstjenester mm

· Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling

· Opfyldelse af medlemspligter

· Afholdelse af sociale arrangementer, kirkelige aktiviteter samt andre aktiviteter

· Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen

· Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen

· Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene

· Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

Videregivelse af dine personoplysninger

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller ansat:

Medlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

· Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen

· Skatteoplysninger (ved indtægtsbaseret gavebrev) samt indberetning af gaver til Skat opbevares i 3 år.

Frivillige/ulønnede ledere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

· Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter dit virke er ophørt

Lønnede ansatte:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

· Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om

· Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt

Vi kan dog opbevare anonymiserede oplysninger på såvel medlemmer, frivillige ledere og ansatte til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data

• Retten til indsigt i egne personoplysninger

• Retten til berigtigelse

• Retten til sletning

• Retten til begrænsning af behandling

• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)

• Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.